Tot 200 beelden per minuut
Papieren dossiers en documenten digitaliseren heeft veel voordelen. U heeft minder fysieke opslagruimte nodig, uw medewerkers vinden documenten veel sneller terug en u hoeft zich geen zorgen te maken over de bewaring.
Is digitaliseren monnikenwerk? Niet met aangepaste technologie. Met onze systemen digitaliseren we tot 200 beelden per minuut. Grote formaten? Geen probleem. Wij kunnen zelfs A0+ aan.
De digitale ontsluiting van uw archieven of dossiers staat of valt met een degelijke indexering. Wij bieden verschillende systemen aan, waaronder OCR (optical character recognition). Ook integratie binnen uw ERP-systemen behoort tot de mogelijkheden.
Onze digitaliseringsdienst in 10 stappen
-
Werkanalyse
Elk project is verschillend, naargelang de papieren drager, de omvang en het beoogde doel. Samen brengen we eerst alles in kaart en maken we duidelijke afspraken over:
- Doelstelling
- Organisatie archief en afhaling
- Scanning zelf (resolutie, nabehandeling, indexering)
- Aanlevering digitale documenten
- Retour papieren archieven
- Timing
-
Inventarisatie en transport
Hieroder verstaan we het volledige logistieke traject van papieren dossiers voor het scannen:
- Inventariseren
- Transportklaar maken
- Transporteren
Opmerking: als u dit wenst kan het scannen ook bij u in-house plaatsvinden.
-
Scanklaar maken
Dit is het meest arbeidsintensieve deel:
- Verwijderen van nietjes en paperclips
- Behandelen van onregelmatige documenten (post-its, speciale formaten, …)
- Scheiden van dossiers (auto of barcodes)
- Keuze tussen barcode op het document of op een separaat schutblad dat niet wordt meegescand (vergroot papieren dossier)
-
Inscannen en controle
Bijhet scannen voeren we meteen ook een kwaliteitscontrole uit en rapportering. Daarvoor maken we gebruik van:
- Professionele hardware: – Canon doorvoerscanners (200 beelden/min. , tot A3) – WideTek Flatbed scanner (tot A2) – Contex Hdplus Plannenscanner (tot A0+) – Bookeye 4 Professional bookscanner (A2) – Book2Net Hornet Flatbed scanner (A0+)
- Professionele software (Kofax Express, IRIS Powerscan Pro en Kofax Captureperfect 10 Professional)
- Met ‘Legal Store’: erkenning door FOD Financiën
De kwaliteitscontrole gebeurt permanent doorheen de verschillende fases en op verschillende niveaus (aantallen, nummering, beeld en bestandsgrootte, steekproeven).
-
Indexering
Het doel van deze fase is het makkelijk raadpleegbaar maken van de gedigitaliseerde documenten.
- Mogelijkheid 1: via OCR
- Mogelijkheid 2: automatisch door scanner
- Mogelijkheid 3: met barcode
- Mogelijkheid 4: manueel
-
Metadatering en validering
- Manuele input van gegevens
- Valideren van softwarematige tekstherkenning (OCR)
- Mogelijkheid om deze data automatisch te integreren in uw database of in uw ERP-pakket.
-
ERP-koppeling
Dit gebeurt via onze IT-partner. Voorbeeld: het koppelen van de digitale gegevens van gescande facturen met uw informaticasystemen (intern documentenbeheersysteem, boekhouding, aankoopproces, …).
-
Aflevering
Ook dit kan op verschillende manieren:
- Op fysieke dragers
- Rechtstreeks op uw FTP-server
- Mogelijkheid een doc-room op te zetten (P)
- Web-based applicatie (P)
- Ook in de loop van het scanproces kunnen wij dringende dossiers aanleveren (per e-mail)
-
Teruggave/vernietiging
Na het scannen beschikt u over een reeks toegankelijke digitale documenten. Maar wat met de papieren documenten die achterblijven? Enkele oplossingen:
- Mogelijkheid 1: alle dossiers terug
- Mogelijkheid 2: vernietiging
- Mogelijkheid 3: vernietiging met certificaat
- Mogelijkheid 4: in bewaring houden
-
Nazorg
Het digitaliseringsproject staat zelden op zich. Ook erna blijft er meestal nog een aanvoer van papieren post en andere documenten bestaan. Wij zetten voor u een systeem op om nieuwe dossiers gemakkelijk in het bestaande systeem te integreren.
