Service de numerisation

160 pages par minute

Digitaliser des dossiers et des documents a beaucoup d’avantages. Vous avez besoin de moins d’espace de stockage physique, vos collaborateurs retrouvent plus rapidement des documents et vous ne devez pas vous faire de soucis quant aux conditions de conservation.

Le scanning, est-ce un travail de bénédictin ? Non, avec une technologie adaptée. Nous scannons jusque 160 images par minute. Grands formats ? Pas de problème. Nous pouvons même faire face à du A0+ et donc prendre en charge la numérisation de plan d’urbanisme.

Sans indexation ou validation de vos documents numérisés, ceux-ci ne pourront être utilisé de façon optimale. A cet effet, nous offrons une panoplie de services : la reconnaissance de texte (OCR), la validation des données, l’indexation des documents, l’encodage ou l’enrichissement des données.
Nous pouvons également trouver des moyens pour l’intégration des données dans vos systèmes ERP.

 

Notre service de scan en 10 étapes

  1. Analyse du travail

Chaque projet est différent, selon le support sur papier, l’étendue et l’objectif visé. D’abord nous dressons l’inventaire de vos besoins et nous convenons des points suivants :

  • L’objectif
  • L’inventarisation des archives et la collecte des documents
  • Les paramètres du scanning et (résolution, suivi du traitement, OCR, indexation, validation, …)
  • Le traitement des données (OCR, indexation, validation, encodage, …)
  • Fourniture de documents digitaux
  • Retour des archives ou destruction
  • Timing
  1. Inventaire et transport

Par ceci nous entendons le trajet logistique complet de dossiers sur papier avant le scanning :

  • Inventorier
  • Préparer pour le transport
  • Transporter
  1. Travail de préparation

C’est la partie la plus intensive quant au travail :

  • Supprimer les agrafes et trombones
  • Traiter les documents irréguliers (post-its, formats spéciaux,…)
  • Taquer les documents afin d’obtenir une pile de documents homogènes
  • Séparer les dossiers
  1. Numérisation

Lors du scanning, nous réalisons immédiatement aussi un contrôle de la qualité et un rapport. Pour cela nous utilisons :

  • Du hardware professionnel :
    – Scanneurs Canon de transit (75 p/min., jusque A3)
    – Scanneur WideTek Flatbed (jusque A2)
    – Scanneur de Plans Contex Hdplus (jusque A0+)
  • Logiciel professionnel (IRIS Powerscan Pro et Kofax Captureperfect 10 Professional)
  • Avec « Legal Store » : agrément par le SPF Finances

Le contrôle de la qualité se fait de façon permanente à travers les différentes phases et de diverses façons : par nombre, par numérotation, image et dimension du fichier, sondages).

  1. Indexation

L’objectif de cette phase est de pouvoir consulter plus facilement les documents digitalisés.

  • Possibilité 1 : automatiquement par le biais de la reconnaissance de texte (OCR)
  • Possibilité 2 : automatiquement avec les logiciels de numérisation
  • Possibilité 3 : avec codes-barres et reconnaissance automatique pendant la numérisation
  • Possibilité 4 : manuellement
  1. Validation et qualification des données

  • Vérification et validation de champs de texte obtenus par reconnaissance de texte informatique (OCR)
    Après vérification et en fonction des types de caractères plus difficiles à reconnaitre, le logiciel indique lui-même les champs dont il n’est pas sûr à 100%. Ainsi nous réalisons la validation manuelle uniquement sur la petite part de données moins certaines.
  • La qualification des documents ou données consiste à faire un tri des documents par catégorie, par service ou en fonction d’autres critères indiqués par le client. Là aussi, nos logiciels permettent souvent de faire ce travail de façon automatique et nous intervenons uniquement pour la vérification et la validation.
  1. Intégration informatique

Nous avons des partenariats avec des entreprises spécialisées dans la gestion électronique des documents (GED) et pouvons offrir des solutions sur mesure afin de permettre une parfaite intégration des documents numérisés dans vos systèmes informatiques.
Exemple : entrer automatiquement les données digitales de factures scannées avec vos systèmes informatiques (système interne de gestion de documents, comptabilité, processus d’achat,…).

  1. Livraison

Cela aussi peut se faire de différentes façons :

  • Sur des supports physiques
  • Directement sur votre serveur FTP
  • Possibilité de monter une doc-room
  • Application ‘web-based’
  • Procédure de récupération rapide : Pendant le travail de numérisation, vous avez parfois besoin de consulter certains documents qui se trouvent chez nous. Le cas échéant, nous traitons ces documents de façon prioritaire afin de vous les faire parvenir dans les plus brefs délais sous forme digitale.
  1. Retour et/ou destruction des originaux

Après le scanning vous disposez d’une série de documents digitaux accessibles. Mais qu’en est-il des documents papier originaux ? Quelques solutions :

    • Possibilité 1 : retour de tous les dossiers
    • Possibilité 2 : destruction (avec ou sans certificat de destruction)

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  1. Suivi

Le processus de digitalisation s’arrête rarement après la numérisation du premier lot. Le flux des documents n’est pas terminé. Nous mettons en place des systèmes qui vous permettent d’intégrer facilement de nouveaux dossiers dans le système mis en place ou nous réalisons pour vous la numérisation de nouveaux documents. Après un premier travail, de nombreux client nous confient ensuite la numérisation périodique de nouveaux dossiers. Là aussi, nous offrons des solutions sur mesure.

Témoignages

Vos archives digitalisées, pensez-y. Vos collaborateurs vous en seront très reconnaissants et vous économiserez de l’espace.